Podeu fer moltes coses per millorar l'eficiència del vostre equip, i utilitzar un centre de col·laboració com Microsoft Teams n'és un. És una gran eina de comunicació que podeu utilitzar per xatejar, compartir fitxers i tenir reunions d'àudio i vídeo amb el vostre equip.
Si acabeu de començar amb Teams, és possible que no estigueu segur de com programar una reunió. Hi ha diverses maneres de fer-ho i les vostres opcions dependran de la versió de Microsoft Teams que utilitzeu. En aquest article, us donarem tots els detalls que necessiteu saber.
Programació d'una reunió a Microsoft Teams
El vostre compte de Microsoft Teams està connectat a tots els productes de Microsoft 365 Group, com ara SharePoint, Outlook, Yammer, etc. I el calendari que feu servir a Teams està connectat directament al calendari de Microsoft Exchange.
Outlook també utilitza el calendari d'Exchange. Això vol dir que un cop programeu una reunió mitjançant Outlook, apareixerà automàticament a Teams i al revés. A continuació, es mostra com podeu programar una reunió a Microsoft Teams:
- Al xat d'equips, feu clic a Programar una reunió icona (a sota del quadre del missatge nou.)
- A continuació, seleccioneu Calendari, que es troba al panell lateral esquerre i, a continuació, feu clic a Nova reunió.
- Apareixerà una finestra emergent. Podeu seleccionar l'hora i la data de la reunió.
- Quan hagis acabat amb la programació, fes clic Desa. Després d'això, la finestra emergent es tancarà i podeu enviar les invitacions a la reunió mitjançant Outlook.
Auxiliar de planificació
A la finestra emergent, també podeu utilitzar la funció de Auxiliar de planificació. Aquesta funció t'ajudarà a trobar el moment adequat per a tots els membres del teu equip, inclòs tu.
Quan seleccioneu aquesta opció, podreu veure quan els participants de la reunió estan lliures i quan estan ocupats. El blau fosc representa les franges horàries quan no estan disponibles. Les franges de color blau clar són les hores disponibles, i les franges horàries grises són les hores no laborals del participant.
Convidar persones fora del vostre equip
Una de les millors coses de Microsoft Teams és que podeu convidar persones de fora de la vostra organització a unir-se a la reunió.
Ni tan sols necessiten tenir una llicència de Microsoft Teams. Tot el que necessiteu és el seu nom i adreça de correu electrònic, i podeu enviar la invitació. Aquí teniu el que heu de fer:
- Obriu el Afegeix els assistents necessaris opció al formulari emergent Nova reunió.
- Fer clic a Opcional.
- Introduïu l'adreça de correu electrònic de la persona.
- Fer clic a Convidar, aviat arribarà una invitació per correu electrònic a la seva safata d'entrada.
També podeu programar una reunió que tindrà lloc dins d'un canal específic d'equips. A la Nova Trobada formulari, seleccioneu Afegeix un canal. Un cop l'hagis configurat i enviat les invitacions, no podràs canviar el canal.
Si necessiteu fer un canvi, haureu de crear noves invitacions. A més, si una reunió ha de tenir lloc en un canal, tots els que formen part d'aquest equip podran unir-se a la reunió, encara que no hagin rebut la invitació.
Microsoft Teams Edició gratuïta
En cas que utilitzeu una edició gratuïta de Teams, potser us preguntareu on és l'opció de programació de la vostra aplicació. Bé, malauradament, a la versió gratuïta de Microsoft Teams, no podeu programar una reunió.
Però això no vol dir que no pugueu tenir una reunió. L'aplicació té el Troba't ara opció per quan hagis de reunir l'equip ràpidament.
Tot el que heu de fer és fer clic a la icona de la càmera que hi ha al costat Troba't ara i després seleccioneu tots els noms de les persones que assistiran a la reunió. Aquesta funció també està disponible per als comptes d'equips basats en subscripció.
Més informació sobre les reunions de l'equip de Microsoft
Podeu tenir fins a 250 persones en una única reunió d'equips. Tanmateix, no podeu veure tots els participants al mateix temps. Abans de les actualitzacions recents, només podríeu veure fins a quatre assistents actius en una trucada. Ara podeu tenir nou participants a la pantalla alhora. Però la nova actualització va aportar altres innovacions interessants.
Els participants de les reunions de Microsoft Teams ara tenen una millor qualitat d'àudio i fons personalitzats per a les reunions. També podeu fixar un vídeo si cal centrar més l'atenció en un assistent de la reunió en concret. Altres funcions relacionades amb les reunions inclouen un vestíbul virtual, compartir la pantalla i resoldre problemes interactius.
Apropa els teus equips
Hi ha moltes maneres de fer que el vostre lloc de treball sigui més eficient mitjançant Microsoft Teams. Es tracta principalment d'una aplicació basada en xat i per compartir fitxers. Però també és una eina fantàstica quan necessiteu tenir una videoconferència amb el vostre equip.
Programar una reunió amb un assistent de programació fa que la logística de trobar el moment adequat sigui molt més còmoda. I si algú no forma part de la vostra organització o equip, encara es pot unir. Només cal enviar-los una invitació per correu electrònic.
Heu assistit mai a una reunió de Microsoft Teams? O un programat? Feu-nos-ho saber a la secció de comentaris a continuació.