Si les transaccions del vostre compte de QuickBooks s'han acumulat, és possible que hàgiu provat d'eliminar-les. Només per descobrir que no és tan fàcil com pensaves inicialment.
Per complicar les coses, la supressió de transaccions a granel no està disponible a QuickBooks Online. Però no hi ha motius per preocupar-se. Aquest article pretén ajudar-vos a desfer-vos de les dades excedents amb relativa facilitat.
A més, obtindreu alguns consells addicionals sobre com gestionar les transaccions amb QuickBooks.
Abans de començar
Per suprimir unes quantes transaccions d'una sola vegada, hauríeu d'utilitzar l'eina per eliminar/anul·lar transaccions per lots.
Aquesta eina/opció inclou QuickBooks Desktop Accountant 2017. I el mateix s'aplica a Enterprise i Enterprise Accountant 17.0 o posterior.
Cal estar registrat com a comptable o administrador extern. I la multimoneda no s'admet en suprimir diverses transaccions.
A més, hi ha algunes transaccions que no podeu suprimir de manera massiva.
- Els xecs de sou
- Factures amb reemborsament (articles, quilometratge o temps)
- Transaccions en període tancat
- Comprovacions de responsabilitat de nòmines
- Pagaments de factures en línia
- Factures amb cost i temps facturables
- Pagament de l'impost de vendes
Supressió massiva de transaccions: guia pas a pas
Pas 1
Inicieu QuickBooks, navegueu a Fitxer i feu clic a "Canvia al mode d'usuari únic". De vegades també hi ha una opció "Canvia al mode multiusuari", no hi feu clic. En cas contrari, no podreu continuar amb més accions.
Pas 2
Allà, navegueu a Comptable i feu clic a "Eliminació per lots/Transaccions anul·lades". Trieu les transaccions de les quals voleu desfer-vos. Podeu fer-ho des de la llista de transaccions disponibles.
Pas 3
Feu clic a "Revisar i anul·lar" per continuar amb més accions. Aquesta opció també està disponible com a "Revisa i elimina". Sigui com sigui, fa el mateix.
Pas 4
Ara, feu clic a un dels dos botons: "Còpia de seguretat i anul·lar" o "Còpia de seguretat i eliminació". Aquesta acció és opcional i podeu triar "Només anul·lar" o "Només suprimir" al menú desplegable.
Per mostrar el menú, feu clic a la fletxa cap avall al costat dels botons esmentats anteriorment. Això fora del camí, només cal que confirmeu fent clic a Sí.
Consell professional:
Si necessiteu mantenir un registre de les transaccions suprimides o anul·lades, QuickBooks us ofereix l'opció d'imprimir-les.
Trieu "Mostra l'informe de transacció suprimit/anul·lat" i premeu Ctrl/Cmd + P per imprimir-lo. També podeu fer la ruta llarga i seleccionar Imprimeix al menú Fitxer.
Mètode alternatiu
Aquest mètode s'aplica a les transaccions de feed bancari que suprimeixen massivament. Això és el que hauríeu de fer:
Pas 1
Seleccioneu el menú Banca i trieu el vostre compte. A continuació, navegueu a l'opció "Per revisió" i seleccioneu les transaccions que voleu eliminar.
Pas 2
Premeu el botó "Accions per lot" i seleccioneu "Exclou els seleccionats". Ara, podeu anar a la secció Exclosos i seleccionar les transaccions donades una vegada més.
Torneu a triar el botó "Accions per lots" i seleccioneu "Suprimeix" al menú.
Nota:
Aquells que vulguin eliminar el gràfic amb transaccions de comptes encara han d'eliminar-los un per un. Però hi ha hagut alguns rumors que QuickBooks inclourà una opció de supressió massiva per a això en el futur.
Eliminació de transaccions una per una
Aquest mètode és una mica més fàcil. De nou, s'aplica a QuickBooks Desktop i cal que inicieu la sessió amb privilegis administratius.
Pas 1
Obriu QuickBooks, navegueu al menú principal i seleccioneu Llistes. A continuació, feu clic a "Plagrama de comptes": apareix al menú desplegable.
Pas 2
Aneu al compte que conté les transaccions que voleu suprimir i premeu Obre. Exploreu totes les transaccions i trobeu la que vulgueu eliminar. Tingueu en compte que les transaccions apareixen en l'ordre que trieu i podeu canviar-ho.
Pas 3
Un cop a la transacció que voleu abandonar, seleccioneu Edita al menú principal i feu clic a Suprimeix. Hi ha una finestra emergent de confirmació i premeu D'acord per confirmar.
Opcions de filtratge avançades
Si executeu totes les vostres transaccions a través de QuickBooks, les opcions de filtratge poden accelerar significativament l'eliminació de les excedents.
En primer lloc, QuickBooks us permet aplicar filtres segons el tipus de transacció. I el millor és que després podeu anul·lar-los o eliminar-los segons el filtre. Aneu a l'opció Tipus de transacció, feu clic al menú desplegable que hi ha al costat i, a continuació, feu clic al tipus de transacció específic.
Aquests inclouen els següents:
- Crèdits de factura
- Comprovacions de pagament de factures
- xecs de reemborsament
- Reemborsaments de factures
- Càrrecs financers
A part d'això, podeu filtrar les transaccions per data. Dins de la transacció disponible, aneu a "Mostra les transaccions per" i feu clic al menú desplegable que hi ha al costat.
Allà podeu seleccionar "Data de l'última modificació", "Introduïu la data" i "Data de la transacció". A més, QuickBooks us ofereix l'opció d'amagar o mostrar transaccions anul·lades o enllaçades.
Per ocultar o mostrar qualsevol d'ells, només cal que feu clic a la casella davant de l'opció corresponent. Es troben al costat del menú desplegable Tipus de transacció.
Feu que els vostres llibres estiguin nets
Actualment, la supressió massiva de transaccions de QuickBooks és probablement més feina del que havíeu previst. Principalment per seguretat o determinades normatives que configuren el servei.
Quina és la teva opinió sobre això? Per què creus que QuickBooks va fer que la supressió de diverses transaccions fos complicat? Comparteix els teus pensaments amb la resta de la comunitat TJ a la secció de comentaris a continuació.