Imatge 1 de 6
Milions de persones utilitzen Microsoft Outlook per gestionar el seu correu electrònic i el seu calendari, tant a la feina com a casa. Això és un testimoni de la seva utilitat, però la veritat és que poca gent sap com treure el màxim profit de les seves característiques.
Aprenent uns quants trucs senzills us pot estalviar temps, ajudar-vos a treballar de manera més eficient i fins i tot sincronitzar la vostra vida familiar i laboral. Aquests consells estan orientats a Outlook 2013, 2016, 2019 i Microsoft 365, però molts també s'apliquen a les versions anteriors d'Outlook.
Consell núm. 1: elimineu l'escriptura repetida mitjançant peces ràpides
Si sovint necessiteu escriure un bloc de text estàndard, podeu desar-lo com a "Part ràpida" per facilitar la inserció als vostres correus electrònics.
- Ressalteu el text a la finestra del compositor.
- Feu clic a "Insereix" pestanya per desplegar el menú de la cinta.
- Seleccioneu "Peces ràpides" i tria “Desa la selecció a la galeria de peces ràpides".
- Feu clic "D'ACORD" al marc emergent per desar la nova frase de la part ràpida.
En el futur, quan comenci a escriure el mateix bloc de text, el veuràs com a suggeriment. Hit "tornar" per inserir el text sencer. També podeu seleccionar la vostra frase amb el ratolí amb el botó "Peces ràpides" desplegable. Feu-hi clic amb el botó dret per veure les opcions d'ubicació o editeu i gestioneu les peces ràpides i altres "blocs de construcció".
Consell núm. 2: escriviu un missatge per lliurar-lo en un moment futur
Si teniu notícies o missatges que no voleu compartir immediatament, Outlook us permet ajornar l'entrega fins a una hora especificada.
- Escriu el teu correu electrònic i afegeix el teu destinatari. Prepareu-ho tot per enviar-lo com ho farieu normalment.
- Feu clic a la pestanya "Opcions". A continuació apareixerà un menú desplegable.
- Fer clic a "Entrega retardada" o seleccioneu la icona de fletxa petita a "Enviar" quadre, depenent de la vostra versió d'Outlook i del vostre sistema operatiu.
- Al marc emergent, trieu la data i l'hora en què voleu que el destinatari rebi el correu electrònic i, a continuació, feu clic "Tanca" o "Enviar" depenent de la vostra versió d'Outlook i del vostre sistema operatiu.
- Feu clic "Enviar" en acabar.
- Si utilitzeu un servidor Exchange, ara podeu tancar Outlook. Si utilitzeu POP o IMAP, haureu de deixar l'aplicació oberta fins que hagi passat el temps d'enviament especificat.
També podeu actualitzar la data i l'hora o suprimir el missatge del tot abans que s'enviï. Visita el “Esborranys” carpeta i feu clic "Cancel·la l'enviament". A continuació, podeu recrear el missatge i enviar-lo en una nova data o hora.
Consell núm. 3: creeu una carpeta per a cerques habituals
Sempre podeu cercar la carpeta actual escrivint paraules o frases al camp de cerca, que es troba a sobre de la llista de missatges. Tanmateix, per als termes que cerqueu amb freqüència, podeu simplificar la feina amb a "Cerca" carpeta.
Aneu a la "Carpeta" pestanya i feu clic amb el botó dret "Carpeta de cerca" per crear-ne un. Trieu entre una varietat de plantilles (correu electrònic de persones específiques, correu marcat com a important, etc.) o configureu els vostres propis criteris mitjançant el "Crear una carpeta de cerca personalitzada" opció.
La vostra nova carpeta de cerca apareix al panell de carpetes a la part esquerra de la finestra d'Outlook; feu-hi clic per veure els missatges que compleixen les vostres condicions seleccionades. Feu clic amb el botó dret i seleccioneu "Canviar el nom de la carpeta" per donar-li un nom convenient.
Consell núm. 4: automatitzeu les tasques recurrents amb passos ràpids
Si us trobeu fent una tasca en particular, com ara reenviar un correu electrònic entrant a un company o convidar un grup de destinataris a una reunió, aleshores Passos ràpids et pot estalviar temps. Trobareu un conjunt de predefinits Passos ràpids al mig del a casa pestanya, però el veritable poder de la funció ve a definir la teva.
Feu clic a la fletxa desplegable i seleccioneu "Nou pas ràpid" per crear una seqüència personalitzada d'accions que poden categoritzar, moure, marcar i eliminar missatges amb un sol toc del ratolí.
Fent clic a la fletxa extraïble, que es troba a la secció inferior dreta dins de "Passos ràpids" grup de cintes, obre un diàleg des del qual podeu duplicar i editar dreceres perquè pugueu crear una sèrie de variacions en un tema.
Consell núm. 5: ordena el teu correu amb regles i format condicional
El 'Normes' desplegable al 'Mou't secció de la 'Casa' La pestanya ofereix opcions per crear i gestionar regles per processar automàticament els missatges a mesura que arriben. Si seleccioneu un missatge abans de fer clic, us oferirà crear una regla que afecti missatges similars. Seleccioneu "Crea una regla" i tindreu l'opció d'establir tot tipus de criteris per comprovar, inclosos remitent, destinatari, mida, data, etc. També triareu què ha de passar amb els correus electrònics que coincideixin amb els criteris establerts.
Una característica similar és Format condicional, que trobareu fent clic "Mostra la configuració" seguit de la "Vista" pestanya. Això no mou ni processa els missatges, però mostra els correus electrònics que coincideixen amb determinats criteris amb un tipus de lletra i un color específics, de manera que els podeu localitzar a l'instant a la vostra safata d'entrada.
Consell núm. 6: esborra automàticament els missatges innecessaris
Si voleu estalviar espai o endreçar una ruta de correu electrònic difícil de manejar, el Netejar eina a Outlook 2013 i posteriors pot ajudar. Analitza una conversa de correu electrònic completa i elimina tots els missatges que s'han citat íntegrament dins d'un missatge posterior; d'aquesta manera, encara podeu veure el que s'ha dit comprovant els missatges posteriors.
Usar Netejar, feu clic al seu menú desplegable a “Casa” pestanya i trieu si voleu ordenar una sola conversa o una carpeta sencera. Per implementar més control sobre la vostra configuració, feu clic a "Configuració" botó dins de l'alerta emergent per triar quin tipus de missatges s'han d'eliminar i què s'ha de deixar.
Consell núm. 7: delega l'accés al teu correu i calendari
Si una situació o esdeveniment particular requereix que proporcioneu accés al compte d'Outllok a una altra persona, podeu deixar que una altra persona gestioni temporalment la vostra safata d'entrada i les cites. Per configurar-ho, obriu "Dossier" pestanya i, a continuació, feu clic a "Configuració del compte" desplegable i seleccioneu "Accés delegat". Feu clic "Afegir" i introduïu el nom de la persona (o persones) a qui voleu concedir accés.
Veureu un conjunt de menús desplegables per als permisos. La configuració predeterminada permet al vostre delegat accedir i actualitzar el vostre calendari i llista de tasques, mentre que el correu electrònic i els contactes romanen privats. Podeu ajustar els permisos a les vostres necessitats.
Nota: Un delegat ha d'utilitzar la mateixa versió d'Outlook que tu i els elements als quals vols accedir s'han d'emmagatzemar en un servidor Exchange. El delegat no tindrà accés a la vostra bústia de correu que es troba al vostre disc dur.
Consell núm. 8: Gestioneu els rebuts de lectura
Afortunadament, Outlook es comporta prou bé com per demanar permís abans d'enviar un rebut de lectura; podeu personalitzar encara més el seu comportament fent clic a "Dossier" pestanya, obertura "Opcions", seleccionant el "Correu" vista i desplaçant-se cap avall fins a 'Seguiment' secció. Per configurar la freqüència de les sol·licituds de rebut enviades, seleccioneu "sempre" o "mai", o configureu la vostra pròpia configuració de sol·licitud de rebut.
Una opció útil és la possibilitat de sol·licitar un rebut de lliurament, que confirma que el vostre correu electrònic ha arribat al servidor de correu del destinatari, sense insistir en una notificació quan estigui realment obert.
Consell núm. 9: zones horàries
Si viatgeu per feina, sabreu la frustració de les reunions i les cites a Outlook que apareixen a l'hora local equivocada. Afortunadament, podeu controlar les zones horàries des de la vostra configuració. Sota "Dossier," cercar "Opcions" i seleccioneu "Calendari" per obrir el teu "Fus horari" configuracions. Un cop hàgiu canviat la vostra zona horària local, es mostraran les marques de temps del correu electrònic i les entrades del calendari amb el desplaçament adequat.
També podeu configurar un segon fus horari perquè es mostri de manera que, per exemple, pugueu fer un seguiment de quina hora és a casa o veure quina hora són els vostres companys a l'estranger per assegurar-vos que els detecteu durant l'horari d'oficina i no ho feu. No poseu-vos en contacte amb ells a un moment del dia incòmode. Feu clic "Canviar les zones horàries" per canviar fàcilment d'un lloc a un altre.
Consell núm. 10: utilitzeu la funció de notes adhesives
Outlook inclou una funció de notes adhesives integrada per ajudar-vos a recordar o prendre nota d'informació important. Premeu "Ctrl + Maj + N" des de qualsevol lloc de la interfície d'Outlook per crear una nota nova, que es pot arrossegar i col·locar a qualsevol lloc de la pantalla. De manera predeterminada, les notes apareixen en groc pàl·lid, però les podeu assignar a categories, cosa que fa que canviïn al color associat.
Per gestionar les teves notes, fes clic a "Nota" icona a la part inferior de la "Vista" panell. A partir d'aquí, podeu copiar, organitzar i imprimir notes. També podeu cercar, a través del camp de la part superior dreta de la finestra, notes que continguin text específic.
Consell núm. 11: correu electrònic xifrat
Si voleu demostrar que els vostres missatges són realment vostres, Outlook pot signar criptogràficament els vostres correus electrònics. Fins i tot podeu anar un pas més enllà i xifrar el text i els fitxers adjunts perquè només els puguin llegir els destinataris amb els quals heu compartit la clau. Per configurar-ho, obriu "Configuració del centre de confiança" fent clic “Fitxer | Opcions | Centre de confiança" i seleccionant "Seguretat del correu electrònic".
Xifrar correus electrònics i afegir una signatura digital és tan fàcil com marcar les caselles corresponents, però haureu de crear i importar un identificació digital si encara no en tens. Feu clic "Aconsegueix una identificació digital..." per veure enllaços a diversos proveïdors, inclòs Comodo, que ofereix certificats de correu electrònic gratuïts.