La gestió de documents és una de les coses més importants de SharePoint. En els negocis, els documents sovint són coses en evolució. Poden començar a OneDrive for Business i acabar al lloc de l'equip de l'organització. Els documents sovint canvien d'ubicació, de manera que és fonamental conèixer els detalls de moure documents a SharePoint.
Múltiples maneres de fer-ho
Tothom que ha treballat a SharePoint sap que hi ha moltes maneres de fer una tasca concreta. Moure documents no és una excepció. Si acabeu utilitzant l'Explorador de fitxers o l'eina de migració depèn d'una sèrie de factors, com ara el nombre de documents moguts, la importància de la retenció de l'historial de versions, les metadades i molt més.
1. Explorador de fitxers
Per moure un document mitjançant l'Explorador de fitxers, obriu les biblioteques de documents de destinació i d'origen (no importa si es tracta del mateix lloc). Seleccioneu Explorador de fitxers al menú desplegable. Això obre una vista d'explorador per a cadascuna de les biblioteques. Utilitzeu arrossegar i deixar anar per moure elements entre les dues vistes de l'explorador.
Podeu moure carpetes i fitxers i conservar els tipus de contingut si tant les ubicacions d'origen com de destinació tenen tipus de contingut definits. Aquest mètode també conserva metadades personalitzades si les ubicacions d'origen i de destinació es defineixen amb les mateixes metadades.
Tanmateix, el procés és manual i es tracta més d'una còpia que d'un moviment, el que significa que heu d'eliminar els elements d'origen després de moure's. No conserva l'historial de versions ni les propietats creades, creades, modificades i modificades per.
2. Mou a/Copia a
Encara que útil i senzill, el Moure's cap a i Copia a les ordres només estan disponibles a SharePoint Online. Aquesta opció us permet moure documents de OneDrive for Business o SharePoint a una destinació a SharePoint o OneDrive. Seleccioneu el fitxer i feu clic a qualsevol de les dues ordres. El Moure's cap a L'opció mourà el document amb metadades i protecció de l'historial de versions a una carpeta diferent de la mateixa biblioteca, a una altra biblioteca o a un lloc diferent.
Aquest mètode és perfecte per als usuaris finals, ja que és senzill i directe. Us permet copiar i moure tant fitxers com carpetes. El millor és que conserva els tipus de contingut, l'historial de versions de metadades personalitzades, i les propietats creades, creades per, modificades i modificades per. El Còpia per comandar, però, només conserva la versió més recent; el principal inconvenient és, òbviament, el fet que aquest mètode és exclusiu de SharePoint Online.
3. Gestionar el contingut i l'estructura
Si activeu la funció d'infraestructura de publicació de SharePoint Server, podreu veure un enllaç Gestiona el contingut i l'estructura quan navegueu a Administració del lloc. Amb aquesta funció, podeu moure/copiar documents. Aquest és un dels millors trucs que us ajudaran a moure diversos documents simultàniament, conservant l'historial de versions, creats, creats, modificats i modificats per propietats. El tipus de contingut i les metadades també es conserven mitjançant aquest mètode.
Tanmateix, haureu d'activar la funció de publicació. Encara així, no podreu moure diverses carpetes. Potser el major inconvenient d'aquest mètode és que heu de ser propietari del lloc per utilitzar-lo. Ah, i només funciona dins d'un sol lloc.
4. Organitzador de continguts
Només cal que activeu la funció Organitzador de contingut i, a continuació, seleccioneu les regles d'encaminament que voleu utilitzar i col·loqueu el document que voleu moure a la biblioteca de desplaçament. Aquest mètode també us permet moure documents a qualsevol altre lloc. La configuració triga una mica, però només ho heu de fer una vegada. També conserva els tipus de contingut i les metadades personalitzades.
Tot i que no conserva l'historial de versions i requereix un administrador, té una funció útil que us permet dirigir el vostre document a una carpeta.
5. Eina de migració de SharePoint
Microsoft sap que moure documents a SharePoint pot ser una mica complicat. És per això que l'empresa va crear l'eina de migració de SharePoint gratuïta. Aquesta eina gestiona tot, des de les migracions a petita fins a gran escala, que poden incloure fitxers, carpetes i fins i tot llistes del vostre lloc de SharePoint. Els elements es mouen a OneDrive o SharePoint.
El benefici més aparent d'aquest mètode és la capacitat de l'eina per gestionar grans migracions. També és molt personalitzable i conserva l'historial de versions. Tanmateix, no és compatible amb les versions de SharePoint anteriors al 2013. En canvi, alguns productes de migració de tercers són molt més personalitzables.
6. Productes de tercers
La majoria dels productes de migració de documents de tercers de qualitat no són gratuïts, però solen tenir un rendiment fantàstic, especialment per a migracions a gran escala. Solen ser escalables i altament personalitzables. La majoria d'aquests productes són capaços de retenir-ho tot, inclosos els tipus de contingut, les metadades, totes les propietats i l'historial de versions.
D'altra banda, aquest mètode costa diners. Quan tingueu en compte el fet que esteu pagant per una eina que us ajudarà a moure documents, començareu a preguntar-vos per què SharePoint encara no inclou una opció fàcil d'utilitzar. Un altre inconvenient és que els productes de tercers requereixen un administrador per configurar-los i executar-los.
7. Solució personalitzada
Finalment, podeu codificar la vostra pròpia solució personalitzada mitjançant una varietat de tècniques com l'API REST. L'usuari final no ha d'encaminar res, podeu personalitzar tant com vulgueu i podeu assegurar-vos que tot es conserva dins dels documents. D'altra banda, heu de poder codificar i passar una estona escrivint i mantenint el codi, cosa que pot ser especialment complicat durant el moment de les actualitzacions del producte.
Tria el teu mètode
Hi ha encara més mètodes per moure documents a SharePoint, però aquests haurien de cobrir la majoria de les vostres necessitats. Penseu primer què necessiteu i aviat sabreu exactament quin mètode utilitzar per a cadascun.
Quin d'aquests mètodes prefereixes? Has utilitzat més d'un? Discutiu.